Der erste ernsthafte Käufer wird nicht nach dem Preis fragen — sondern nach den Zahlen. Und wer dann Wochen braucht, um Jahresabschlüsse, Verträge und Grundrisse zusammenzusuchen, verliert Tempo, Glaubwürdigkeit und im Zweifel den Interessenten. Ein professioneller Hotelverkauf beginnt deshalb lange vor dem ersten Gespräch: mit vollständigen, geordneten Unterlagen.
Diese Übersicht fasst zusammen, welche Dokumente ein Käufer im Laufe der Prüfung (Due Diligence) erwartet — und warum eine saubere Vorbereitung einer der größten Hebel für einen guten Abschluss ist.
Warum gute Unterlagen den Verkauf beschleunigen
Vollständige Unterlagen senken das wahrgenommene Risiko. Ein Käufer, der schnell und lückenlos prüfen kann, entwickelt Vertrauen — und Vertrauen zahlt sich im Preis aus. Fehlende oder widersprüchliche Dokumente bewirken das Gegenteil: Sie erzeugen Unsicherheit, laden zu Preisabschlägen ein und verlängern den Prozess unnötig.
Hinzu kommt die Diskretion. Wer seine Unterlagen strukturiert vorhält, kann sie gezielt und vertraulich nur ernsthaften Interessenten zugänglich machen — statt sensible Betriebszahlen breit streuen zu müssen.
Objekt- und Immobilienunterlagen
Zur Immobilie selbst gehören insbesondere:
- aktueller Grundbuchauszug und Flurkarte
- Grundrisse, Flächenberechnungen und Zimmerverzeichnis (Anzahl und Kategorien der Keys)
- gültiger Energieausweis
- Baugenehmigungen, Nutzungsänderungen und ggf. Denkmalschutzauflagen
- Nachweise zu durchgeführten und anstehenden Investitionen (Sanierungs- und Instandhaltungshistorie)
- technische Unterlagen zu Haustechnik, Brandschutz und relevanten Anlagen
Diese Dokumente beantworten die Frage nach der Substanz — und nach dem, was ein Käufer nach der Übernahme investieren muss.
Betriebswirtschaftliche Unterlagen
Das Herzstück der Prüfung sind die Zahlen des Betriebs — idealerweise über die letzten drei Jahre:
- Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
- Umsatz-, GOP- und EBITDA-Entwicklung, möglichst nach Bereichen (Zimmer, F&B, sonstige)
- operative Kennzahlen wie Auslastung, ADR und RevPAR
- ggf. Benchmark-/STR-Daten zur Einordnung im Wettbewerb
- aktuelle Budget- und Forecast-Zahlen
- Übersicht der Mitarbeiterstruktur und Personalkosten
Wer diese Zahlen sauber und nachvollziehbar aufbereitet, macht den Wert seines Hauses überprüfbar — die Grundlage jeder seriösen Werteinschätzung.
Verträge und Genehmigungen
Käufer prüfen genau, welche Verpflichtungen sie mit übernehmen. Relevant sind unter anderem:
- Pacht-, Management- oder Franchiseverträge inklusive Laufzeiten und Konditionen
- laufende Lieferanten-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge
- Arbeitsverträge und personalrelevante Vereinbarungen
- Versicherungspolicen
- Konzessionen und gewerberechtliche Genehmigungen (etwa Gaststättenerlaubnis)
Besonders die Betreiber- und Pachtsituation ist entscheidend: Ob ein Haus frei, gebunden oder auf der Suche nach einer neuen Lösung ist, bestimmt die Käufergruppe mit. Wo ein Wechsel ansteht, hilft eine frühzeitige Klärung — etwa über die gezielte Suche nach einem passenden Betreiber.
Der Datenraum — Diskretion und Struktur
Sind die Unterlagen zusammengestellt, gehören sie in einen strukturierten, zugangsgeschützten Datenraum. Dort erhalten nur geprüfte Interessenten Einblick — gestaffelt nach Ernsthaftigkeit und in der Regel gegen eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA). So bleibt die Kontrolle über sensible Informationen beim Verkäufer, und der Prozess läuft geordnet statt hektisch.
Gerade im diskreten Off-Market-Verkauf ist der Datenraum das Instrument, das Offenheit gegenüber echten Käufern und Schutz gegenüber der Öffentlichkeit miteinander verbindet.
So bereitet NOWA den Verkauf vor
Wir helfen Eigentümern, die richtigen Unterlagen zusammenzustellen, verständlich aufzubereiten und in einem vertraulichen Datenraum zu bündeln — und sprechen dann gezielt nur geprüfte Käufer und Betreiber aus unserem Netzwerk an. Das Ergebnis ist ein Prozess, der schnell, souverän und ohne öffentliche Vermarktung abläuft.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen braucht man für den Hotelverkauf?
Käufer erwarten im Wesentlichen drei Gruppen von Dokumenten: Immobilienunterlagen (u. a. Grundbuchauszug, Grundrisse, Energieausweis, Baugenehmigungen), betriebswirtschaftliche Unterlagen (Jahresabschlüsse und BWA der letzten Jahre, Umsatz-/GOP-/EBITDA-Entwicklung, Kennzahlen wie Auslastung, ADR und RevPAR) sowie sämtliche Verträge und Genehmigungen (Pacht-, Management- oder Franchiseverträge, laufende Verträge, Konzessionen). Ergänzend gehören diese Unterlagen in einen strukturierten, zugangsgeschützten Datenraum.
Braucht man beim Hotelverkauf einen Energieausweis?
Ja. Ein gültiger Energieausweis gehört zu den Standard-Immobilienunterlagen und wird von Käufern erwartet. Er sollte frühzeitig vorliegen, damit er den Verkaufsprozess nicht verzögert.
Wie läuft ein Datenraum beim Hotelverkauf ab?
Im Datenraum werden alle relevanten Unterlagen strukturiert und zugangsgeschützt bereitgestellt. Zugriff erhalten nur geprüfte Interessenten — meist gestaffelt nach Ernsthaftigkeit und gegen eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA). So behält der Verkäufer die Kontrolle über sensible Betriebszahlen, während ernsthafte Käufer zügig und vollständig prüfen können.
Allgemeine fachliche Einordnung, keine Rechts-, Steuer- oder Notarberatung im Einzelfall. Die genannte Aufstellung ist eine Orientierung; welche Unterlagen im konkreten Fall erforderlich sind, hängt von Objekt, Struktur und Transaktionsform ab und sollte mit den beteiligten Berater:innen abgestimmt werden.